相手別ガイド

取引先への断り方

取引先からの追加の依頼や催促に、取引関係を保ったまま断り・返答するためのメール例文と言葉づかいをまとめました。

まず、結論

取引先に断るときは、依頼へのお礼、お受けできないという結論、理由、代わりにできることの順に書きます。理由は「社内規定」「現在の体制」「納期」など、担当者個人の感情ではなく事実として伝えます。断ったあとも取引は続くので、できる範囲・時期・条件を具体的に示すと、相手が社内で次の判断をしやすくなります。

場面を選んで、取引先への例文を見る

場面ごとの注意点を確かめてから、言葉の温度を選びます。LINE・メールを切り替えてコピーできる文例へ進みます。

取引先からの追加依頼は、契約や見積もりの範囲外であることを丁寧に示します。「今回のご依頼分とは別途」と切り分け、受けられない理由は体制上の事情として伝えます。合意した回答期限を守り、別提案や次回対応も示せると調整しやすくなります。

取引先からの催促には、遅延の影響が相手の社内調整に及ぶ前提で誠実に対応します。新しい納期は実行できる日付で示し、進捗の中間報告も添えましょう。合意した回答期限を優先し、メールなら件名を変えず同じスレッドで返すと経緯が伝わります。

返す手段

メールが基本です。件名は変えずに同じスレッドで返信し、急ぎの場合は電話で一報を入れたあと、メールでも送ります。

言いがちな表現難しいと思います

言い換え誠に恐縮ですが、今回はお受けいたしかねます

可能性が残っているように読めるため、結論を確定させます。

言いがちな表現検討します（受けるつもりがないとき）

言い換え社内で確認のうえ、◯日までにご回答いたします

断る場合も、回答日を示すと相手の段取りが止まりません。

相手の反応は保証できません。実際の事情と、できる範囲に合わせて文面を調整してください。

理由を詳しく言いたくない・返事を保留したいときは断り方の悩み別ガイドから探せます。

この解説の更新日：2026-10-09 · 文例・コラムの編集方針