上司・目上へ丁寧に伝える「残業・休日出勤の断り方」の文例です。 相手との関係や状況に合うように調整してお使いください。
お声がけいただきありがとうございます。恐れ入りますが、本日は先立つ私用がございまして、残業をお受けすることができません。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
配慮ポイント
件名: 本日の残業の件（お返事）
○○部長 お疲れさまです。 お声がけいただきありがとうございます。恐れ入りますが、本日は先立つ私用がございまして、残業をお受けすることができません。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 今後ともよろしくお願いいたします。
感謝→結論→ぼかした理由の順で、詰められても揺らがない形
「今日は忙しいので無理です」→理由が曖昧なまま断定口調は角が立つ
そっとん「ていねいな文、そっと用意したよ」
お気持ちはありがたいのですが、今週末の休日出勤は家庭の事情により参ることが難しい状況です。せっかくお声がけいただいたのに恐縮ですが、今回はご容赦いただけますと幸いです。
配慮ポイント
件名: 今週末の休日出勤の件（お返事）
○○部長 お疲れさまです。 お気持ちはありがたいのですが、今週末の休日出勤は家庭の事情により参ることが難しい状況です。せっかくお声がけいただいたのに恐縮ですが、今回はご容赦いただけますと幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。
「家庭の事情」は深追いされにくい定番のぼかし表現
「行けたら行きます」→期待を持たせたまま結論を先送りは信頼を損なう
ご依頼ありがとうございます。申し訳ないのですが、本日は私用により定時で失礼させていただきたく存じます。明日の朝一番から優先して対応いたしますので、ご検討いただけますでしょうか。
配慮ポイント
件名: 本日の残業の件（代替のご相談）
○○部長 お疲れさまです。 ご依頼ありがとうございます。申し訳ないのですが、本日は私用により定時で失礼させていただきたく存じます。明日の朝一番から優先して対応いたしますので、ご検討いただけますでしょうか。 今後ともよろしくお願いいたします。
断りとセットで「翌朝対応」を示すと誠意が伝わりやすい
「明日やりますので」→断りの前置きなしでは逆ギレに聞こえる
休日出勤のお声がけ、ありがとうございます。恐れ入りますが、その週末は私用で対応が難しく、今回は辞退させていただきたいです。翌週の平日に前倒しで作業を進めることは可能ですので、ご相談させていただければ幸いです。
配慮ポイント
件名: 休日出勤の件（代替のご提案）
○○部長 お疲れさまです。 休日出勤のお声がけ、ありがとうございます。恐れ入りますが、その週末は私用で対応が難しく、今回は辞退させていただきたいです。翌週の平日に前倒しで作業を進めることは可能ですので、ご相談させていただければ幸いです。 今後ともよろしくお願いいたします。
「平日の前倒し作業」という具体策で仕事への姿勢を示す
「代わりの人を探してください」→丸投げは上司への礼を欠く
お声がけいただきありがとうございます。恐れ入りますが、先立つ予定との兼ね合いを確認したく、少々お時間をいただけますでしょうか。本日中には必ずご返答いたします。
配慮ポイント
件名: 残業のご依頼の件（確認のお願い）
○○部長 お疲れさまです。 お声がけいただきありがとうございます。恐れ入りますが、先立つ予定との兼ね合いを確認したく、少々お時間をいただけますでしょうか。本日中には必ずご返答いたします。 今後ともよろしくお願いいたします。
返答期限を自分から明示すれば即答回避でも誠実に見える
「ちょっと考えさせてください」→期限のない保留は催促を招く
文例は一般的な場面を想定しています。相手との関係や社内ルールに合わせて調整し、文例の作成・見直し方もご確認ください。
理由を詳しく言いたくない・返事を保留したいなど、言い方から迷うときは断り方の悩み別ガイドへ。